MANUSIA SUPER (EFISIEN)

Menjadi produktif bukan berarti melakukan banyak hal, tapi melakukan 1 hal dengan efisien lalu berpindah dengan efisien ke urusan lainnya. Amantha Imber melakukan wawancara1  kepada orang-orang yang berhasil di berbagai bidang misal penulis, artis, musisi hingga pengusaha tentang bagaimana mereka bisa mendapatkan lebih banyak dari orang kebanyakan. Pada artikel ini, kita akan belajar bagaimana mereka bisa mendapatkan lebih banyak dari orang lain hanya dengan melakukan sedikit  modifikasi pada rutinitas. Ada 4 poin utama yang dibahas dan menjadi fokus modifikasi kita yaitu:

1.       Mengatur ulang semua meeting kita

2.       Hindari menggunakan mouse

3.       Jadilah orang yang lebih menyenangkan

4.       Baca tugas Anda dengan lantang

Apakah orang-orang yang berprestasi melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang berbeda dari kebanyakan orang? Sehingga mereka bisa menjadi begitu produktif dan begitu efisien? Kita bahas poin per poin ya

1.       Mengatur ulang semua meeting kita.

Mengecek email secara berkala di waktu yang sudah ditentukan adalah tips produktivitas umum yang mungkin sudah kita gunakan. Idenya adalah kita hanya boleh mengecek email (ataupun medsos lainnya Anda punya) di 2-3 kali sehari dan hanya melihat kotak masuk. Dan Anda sebaiknya mematikan semua notifikasinya saat Anda sedang masuk mode fokus.

Meeting juga bisa sama efektifnya. Penelitian di Ohio state University2 menunjukkan bahwa ketika kita punya jadwal meeting 2-3 jam ke depan, kita kehilangan 22% hasil pekerjaan saat ini dibandingkan dengan kalau tidak ada jadwal rapat sama sekali.

Kenapa seperti itu? Karena Anda sudah terganggu  bahkan sebelum rapat dimulai. Anda akan ke pikiran soal apa yang akan Anda katakan? Tools apa yang belum dipersiapkan? Baterai laptop sudah penuh? Sudah latihan presentasi? Dll. sulit sekali untuk bisa mengalir begitu saja ketika ada rapat tanpa persiapan. Bisa dikatakan kalau durasi rapat Anda 2 jam, sebenarnya Anda butuh waktu 3 jam untuk rapat itu karena 1 jam sebelumnya adalah waktu persiapan. 

Tidak semua rapat memberi dampak kepada Anda, Anda harus selektif memilih rapat mana yang harus Anda hadiri. Sisanya mungkin Anda hanya perlu mengirim delegasi atau just say No. kalau pun rapat ini penting, pastikan agendanya jelas, partisipan adalah orang-orang yang memberi kontribusi, disiplin terhadap waktu mulai dan selesainya.

Hindari rapat di pagi hari, pagi hari sebaiknya Anda gunakan untuk urusan penting Anda sendiri. Siang adalah waktu yang baik untuk rapat, malam adalah waktu yang buruk karena kadang Anda sulit mengambil keputusan dengan jernih di sisa-sisa willpower Anda. Kecuali Anda butuh jam kerja yang tenang di siang dan sore, Anda bisa saja menjadwalkan rapat di pagi hari saat Anda sedang dalam kondisi paling waspada. 

2.       Hinidari menggunakan mouse

Studi oleh Brainscape3 menemukan bahwa kebanyakan orang rugi waktu rata-rata dua detik per menit kerja (atau setara 8 hari/minggu) karena menggunakan mouse daripada menggunakan shortcut di keyboard. Mempelajari shortcut keyboard bisa sangat mempengaruhi produktivitas Anda. Terlebih jika Anda terbiasa bekerja dengan exel, Anda mungkin tidak sadar Anda sudah menggunakan mouse terlalu sering dan pada akhirnya membuang-buang waktu4

BTW saya sendiri sudah coba. awalnya tangan kanan saya memang pegel, tapi seminggu berlalu saya merasa kecepatan saya bekerja didepan laptop semakin cepat.

Rahul Vohra mengaku hampir tidak pernah menyentuh mouse, dia adalah pendiri Superhuman (perangkat lunak email yang mengklaim memberikan pengalaman email tercepat di dunia).

3.       Modifikasi perilaku Anda untuk mendapatkan habit baru

Matt Mullenweg, salah satu pendiri WordPress dan automatic berkata bahwa “jika di dekat ranjang saya selalu menaruh Kindle (buku) dari pada handphone, maka ketika saya bangun pun saya lebih cenderung akan membaca, kalau handphone lebih sering ada di dekat ranjang maka kita cenderung melihat handphone bahkan ketika diranjang”

Perkataan ini sangat relevan, mengingat mata kita memang membentuk asosiasi zona akrab dengan mudah. Apa yang sering Anda lihat, maka Anda cenderung melakukan apa yang Anda lihat. Saat ukulele saya sering berada di dekat meja kerja, saya cenderung memainkannya sebelum dan sesudah kerja. Sebenarnya dia tidak mengganggu sama sekali, toh juga saya memainkan di waktu diffuse mode saya (istirahat di antara mode fokus). 

Tapi sejak ukulele saya tertinggal di mobil beberapa hari lalu dan tidak pernah saya ingat untuk bawa lagi kembali ke rumah, saya jadi tidak punya alasan untuk memainkannya. Tapi karena di samping laptop saya selalu ada mushaf Qur’an kecil yang selalu saya bawa-bawa untuk murajaah hafalan saya, akhirnya sementara ini untuk beberapa hari ukulele tergantikan dengan mushaf tersebut dan mungkin akan saya biarkan demikian. setelah saya pikir2, sambil nunggu istri belanja atau arisan saya tetap bisa asik didalam mobil dengan ditemani ukulele atau skateboard yang selalu ada di mobil

Begitupun dengan handphone. Saya merasakan perubahan besar pada ketertarikan saya pada handphone sejak saya mulai membiasakan semua urusan multimedia, hiburan dan medsos dipindahkan ke laptop. Jadi handphone saya kembalikan fungsinya ke fungsi dasar yaitu menelepon dan text WA. WA pun saya batasi saya hanya akan mengecek minimal 3x sehari. Terkadang bisa lebih banyak dari itu. 

Kembali soal handphone, saya membeli banyak sekali phone holder untuk meja dan mobil. Dua dimeja saya, sebagian saya kasih ke anak (untuk kebutuhan sekolah online) dan istri saya. Dengan phone holder di meja, saya selalu tahu bahwa handphone saya selalu nangkring disana dengan anggunnya. Akan saya pegang jika ada telepon. Urusan WA, Telegram,facebook, IG, email, nonton youtube, semua saya kerjakan di laptop. Selain lebih lega untuk mata saya, ternyata juga sedikit membuat diri saya kesusahan kalau tergoda ingin main handphone karena semua fitur itu saya pindahkan ke laptop. jadi tidak ada tempat untuk handphone di kamar tidur

Jadi kebayang donk, kalau saya lagi malas-malasan di kasur terus pengen youtuban misalnya, saya pastinya akan mager. Karena kebayang harus ke meja, buka laptop dan akhirnya waktu terbuang banyak di sana. Tapi karena dekat kasur adanya buku, ya baca. Semoga!! Wkwkwk

Dengan kata lain, jika Anda ingin punya kebiasaan hebat baru, coba pikirkan bagaimana Anda bisa mengubah lingkungan untuk mempengaruhi diri Anda sendiri.

Kalau ingin membaca lebih banyak, ya taruhlah buku di banyak sudut rumah Anda bahkan di mobil. Kalau ingin menghindari junkfood, pindahkan tempat meeting Anda ke cafe buah, jika Anda ingin lebih sedikit dengan medsos, hapus aplikasi itu dan pindahkah ke laptop untuk menyulitkan Anda sehingga Anda akan lebih sering menunda untuk membuka medsos

4.       Baca tugas Anda dengan lantang

Entah Anda sadari atau tidak, kita semua ini adalah penulis. Setiap hari suksesnya kita ditentukan dari sebaik apa kemampuan kita mengkomunikasikan ide-ide kita kepada orang lain baik dalam bentuk email, pesan teks, laporan proyek, artikel atau buku.

Daniel H. Pink seorang penulis New York Times bestseller berkata “hampir semua tulisan penting saya, akan saya baca dengan lantang”. Baginya dengan membaca tulisannya sendiri maka dia bisa menguji apakah kedengarannya sudah benar? Sudah enak jika dibaca? Karena faktanya tulisan yang selalu enak dibaca adalah tulisan membawa kita seperti mendengar kata demi kata diucapkan dengan lancar oleh penulis di pikiran kita.

Meskipun ini makan waktu tapi bagi Pink proses ini membantunya dalam menyusun tulisannya dengan lebih baik dan lebih mudah dibaca, itu sebabnya dia menyarankan mengganti kata-kata sulit dengan yang lebih mudah di cerna.

Membaca pekerjaan Anda juga ternyata membantu Anda mengoreksinya dengan lebih akurat, juga mengidentifikasi kalimat yang tidak penting sekaligus menemukan ritme atau kecepatan yang optimal untuk pekerjaan Anda nanti. karena kalau Anda sebagai penulis saja terbata-bata membacanya, maka bisa dipastikan tulisan pekerjaan Anda itu tidak akan berhasil untuk orang lain yang berpotensi menyebabkan misskomunikasi dan pada akhirnya butuh waktu tambahan untuk menyelesaikannya.

Saran dari Pink ini memang kedengaran membosankan, tapi percaya deh. Setelah saya coba ke semua tulisan artikel dan buku-buku saya, saya menemukan banyak sekali detail penting yang selama ini terlewat. 

Produktif bukanlah melakukan banyak hal sekaligus, tapi bagaimana mencapai mimpi-mimpi Anda tanpa mengobarkan aspek-aspek penting dalam hidup anda. Dalam upaya menyusun strateginya itu, kita perlu melakukan semua hal penting tadi dengan efisien. Investasikan waktu dan energi Anda pada strategi sederhana untuk membuat perubahan kecil agar bisa memaximalkan hari-hari Anda.

 

Muhammad Bahauddin Amin

Co-Trainer Syncplanner

 

 Referensi:

1. Dr Amantha Imber. Managing Yourself- What Super Productive People Do Differently.Harvard business review. 2020

2.       https://news.osu.edu/why-an-upcoming-appointment-makes-us-less-productive/

3.       https://www.brainscape.com/academy/keyboard-shortcuts-revive-economy/

4.     https://www.brainscape.com/academy/excel-shortcuts-and-google-sheets-shortcuts/?fbclid=IwAR06DvB_lQd6Qnr13DnvL2t99RPC9SxFL04viec-kMWGNmgRNTivhoL8qos

Leave a Reply

Close Menu

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Morbi fringilla sollicitudin lacus, ac rutrum massa tristique fringilla. Suspendisse mattis finibus felis nec faucibus. Vivamus ut quam metus. Vivamus porttitor sodales odio. Sed hendrerit lectus nec ultrices varius. Sed lacinia commodo tortor. Sed cursus tempus leo, eget aliquet lorem. Aliquam sit amet tristique metus. Duis interdum justo in nisi commodo ullamcorper.

[contact-form-7 id=”298″ title=”Contact form”]